Vous êtes donc chargé d’organiser la prochaine grande conférence de l’entreprise et vous voulez vous assurer qu’elle se déroule sans accroc. Bien sûr, vous pouvez organiser la réunion le jour même, mais pourquoi ne pas simplement la planifier à l’avance ? Vous pouvez planifier cette réunion dans Google Meet et disposer de plus de temps pour vous préparer.
Mais comment fais-tu ça? Voici un guide pratique pour vous montrer comment planifier une réunion dans Google Meet. C’est un processus assez simple et direct.
Comment planifier une réunion dans Google Meet
Avant de commencer, vous devez installer l’application Google Meet sur votre appareil si vous prévoyez de l’utiliser en déplacement. Lorsque vous ouvrez l’application et que vous vous connectez, vous verrez un joli écran simple. Il y a une barre de recherche en haut de l’interface avec la liste des appels que vous avez passés en dessous.
Tout en bas de l’écran, vous verrez le Nouveau bouton. Lorsque vous appuyez dessus, vous serez redirigé vers l’écran où vous personnaliserez votre réunion. En haut de l’interface utilisateur, vous verrez quelques options. Appuyez sur le Planifier dans Google Agenda option.
À partir de ce point, vous serez transporté vers Google Agenda. Ce sera sur l’écran Nouvel événement où vous pourrez saisir les détails de la réunion.
Temps de mise en place
Ainsi, si vous êtes habitué à utiliser Google Agenda, la configuration de la réunion devrait être un jeu d’enfant. En haut de l’écran, vous verrez le champ de texte dans lequel vous saisirez le nom de la réunion. Assurez-vous de lui donner un nom court, doux et distinctif. Que vous pouvez reconnaître en regardant votre calendrier.
La section suivante vous montrera tous les comptes sur lesquels vous souhaitez organiser cet événement. Cela s’applique uniquement aux comptes Google que vous avez sur votre appareil, cela ne fait pas référence aux personnes que vous essayez d’inviter. Appuyez dessus pour choisir les comptes sur lesquels vous souhaitez que l’événement soit visible.
En dessous, vous commencerez à choisir quand vous souhaitez que la réunion ait lieu. Basculez le Toute la journée changez si vous souhaitez que l’événement apparaisse en haut de la journée sur le calendrier. Puisque nous parlons d’une réunion qui commence à une heure précise, vous souhaiterez peut-être laisser cela de côté.
En dessous, vous choisirez l’heure de début et de fin de la réunion. Tout d’abord, vous choisirez la date de la réunion. Appuyez sur la date pour le faire. À droite de la date, choisissez l’heure à laquelle vous souhaitez qu’elle commence. En vertu de cela, vous ferez la même chose pour l’heure de fin de la réunion.
Ensuite, choisissez le fuseau horaire dans lequel vous vous trouverez lorsque vous tiendrez la réunion. Ceci est extrêmement important car la plupart des entreprises organisent des réunions avec des personnes réparties dans différents fuseaux horaires ou dans différents pays.
Enfin, vous souhaiterez choisir s’il s’agira d’une réunion récurrente. Peut-être avez-vous des réunions hebdomadaires ou mensuelles.
Ajouter des personnes
La section suivante est celle où vous allez ajouter des participants à la réunion. Appuyez sur le Ajouter des personnes texte. Lorsque vous faites cela, vous verrez une liste de personnes faisant partie de votre cercle de contacts. Appuyez simplement sur leurs noms pour les ajouter à votre liste.
S’il y a une tonne de personnes sur la liste des contacts disponibles, vous pouvez utiliser la barre de recherche en haut de l’interface utilisateur pour saisir les noms des personnes souhaitées. Cela rend les choses beaucoup plus faciles. Lorsque vous avez ajouté toutes les personnes, vous pouvez appuyer sur le Fait bouton en haut de l’écran.
Si vous vous demandez si la réunion entre en conflit avec les horaires de l’un de vos collègues, appuyez sur l’icône Afficher les horaires bouton sous les personnes. Cela réduira l’interface utilisateur pour afficher le jour de la réunion. Il vous montrera si vous ou l’une des autres personnes avez quelque chose de prévu pendant la réunion. Lorsque vous avez terminé, faites simplement glisser votre doigt vers le haut sur l’écran de programmation abaissé.
La section suivante vous permettra d’ajouter le lieu de la réunion. Vous pourrez saisir le lieu où aura lieu la réunion. Cette section est cependant facultative.
Configuration de la notification
La dernière chose que vous voulez faire est d’oublier cette réunion. C’est pourquoi vous devez configurer certaines notifications pour qu’elles sonnent avant que la réunion n’ait lieu. Sous l’emplacement, vous verrez une section avec des notifications prédéfinies. Vous verrez une notification 10 minutes avant l’événement et à l’heure. Si cela ne vous suffit pas, ne vous inquiétez pas.
Appuyez sur l’icône « X » à droite de la notification si vous souhaitez la supprimer. Ensuite, appuyez sur le Ajouter une notification pour configurer une nouvelle notification. Lorsque vous faites cela, vous verrez une fenêtre contextuelle avec six options : Au moment de l’événement, 5 minutes, 10 minutes, 15 minutes, 30 minutes, 1 heure et un jour avant l’heure de la réunion.
Sous ces options, vous verrez le Coutume bouton. Cela vous permettra de faire deux choses. Premièrement, il vous permettra de choisir combien de minutes, d’heures, de jours ou de semaines avant l’événement vous souhaitez recevoir la notification. Deuxièmement, il vous permettra de choisir si vous souhaitez une notification Google Agenda ou un e-mail. N’hésitez pas à ajouter autant de notifications que vous pensez en avoir besoin.
Si vous choisissez de recevoir une notification Google Agenda, vous serez averti sur tous les appareils sur lesquels ce compte est connecté.
Ajout des derniers morceaux
Maintenant, il est temps d’en finir. Si vous aimez le codage couleur, alors vous aimerez cette prochaine étape. Vous pourrez choisir la couleur avec laquelle vous souhaitez que la réunion soit sur le calendrier. Vous avez le choix entre 12 options de couleurs pour l’événement.
En dessous, vous pouvez ajouter une description de la réunion. Vous l’utiliserez si vous souhaitez être plus descriptif. Vous pouvez dire ce dont vous souhaitez discuter, ce que vous souhaitez accomplir ou d’autres notes telles que « Le PDG sera présent, donc pas de téléphone ! »
Enfin, vous pouvez joindre tous les fichiers de votre choix à l’événement. Vous pouvez ajouter des images, des vidéos, des fichiers audio ou des documents depuis votre Google Drive (Docs, Sheets, Slides, etc.). Vous pouvez coller des notes à garder à l’esprit pendant la réunion ou d’autres informations qui, selon vous, seront utiles.
Options de partage
Vous disposez de plusieurs options de partage lorsque vous organisez votre réunion. Si vous souhaitez que la réunion soit ouverte aux personnes que vous n’avez pas directement invitées, vous pouvez la partager avec d’autres.
L’option supérieure fera en sorte que seules les personnes disposant d’un compte Google puissent voir votre événement. La deuxième option permettra à tout le monde de le consulter, qu’il possède ou non un compte Google. Enfin, l’option du bas bloquera le partage de l’événement.
Une fois que vous appuyez sur le Sauvegarder en haut à droite de l’écran, il vous sera demandé si vous souhaitez envoyer l’événement aux contacts.
Lorsque les gens cliquent sur l’événement, ils voient qui a organisé la réunion, le titre, la description, les fichiers et le lien vers la réunion elle-même. Ils recevront également les mêmes notifications que celles que vous avez définies lors de la configuration de l’événement.
Cela dit, vous pouvez désormais aller planifier vos rendez-vous.
