Quels sont les avantages des réunions en ligne et quelles sont leurs limites ?

réunion en ligne

Les réunions en présentiel se font depuis toujours, et elles sont un véritable moyen de faire des mises au point pour un projet de manière efficace en concertant tous les membres de l’équipe. Elle peuvent également avoir pour ambition de recentrer les objectifs ou de les définir de manière plus claire et plus précise. Le but, dans tous les cas, c’est généralement d’améliorer la communication et de s’assurer que chacun sache bien vers où il doit aller ou bien de régler un problème qui court depuis trop longtemps au sein des membres du comité.

Elle peuvent prendre différentes formes. Avant, elles se faisaient toujours autour d’une table, et tout le monde avait son papier et son stylo pour prendre des notes lorsqu’une personne prenait la parole. Mais ceci était sans compter les récentes révolutions technologiques qui ont permis de faire évoluer les réunions vers le numérique avec les outils que nous avons désormais à disposition.

Alors quels sont les différents avantages de basculer vers les réunions en ligne (ou à distance) ? Et quelles en sont les limites ou les inconvénients ?

Les réunions en ligne pour communiquer à distance

L’énorme avantage de la réunion en ligne, c’est qu’elle peut être tenue avec des personnes qui peuvent parfois être à l’autre bout du monde, pourvu qu’elles aient un accès à internet. Ce concept est absolument génial si vos affaires nécessitent le déplacement de certains de vos collaborateurs à travers le globe, car ils pourront toujours participer, par exemple, aux petits points de la semaine que vous avez mis en place.

Si votre business grandit et qu’il a plusieurs points de vente ou des bureaux dans des villes différentes, cela peut faciliter la communication entre tous les pôles et peut avoir de réels bénéfices sur vos résultats finaux. Tout le monde sait qu’une bonne communication interne est essentielle au bon déroulement d’un projet.

De plus, avec le coronavirus et la généralisation du télétravail, les réunions à distance permettent de rester en contact avec vos associés en toutes circonstances, sans qu’ils n’aient à se déplacer de leur domicile.

Des outils innovants mis à disposition pour faciliter les communications

L’autre bienfait des réunions en ligne, c’est le coté pratique. En effet, certaines interfaces sont très bien faites et offrent des possibilités de partage d’écrans, de prises de notes, et d’autres moyens spécialement réfléchis pour améliorer les communications, les rendre plus limpides et faciliter le travail de tous les participants.

C’est par exemple le cas pour l’outil Klaxoon, qui révolutionne le monde des meeting en le rendant 100 % personnalisable et dont les outils sont spécialement étudiés pour faciliter les communications dans les entreprises et les rendre plus fun.

Mais les réunions à distances peuvent-elles être mieux que les réunions en ligne ?

Il est vrai que, même si nous avons aujourd’hui des moyens de faire des réunions captivantes et productives en ligne, il y a tout de même certains points qui peuvent faire défaut…

  • Vérifier le sérieux d’un collaborateur : En effet, à distance, impossible de savoir si un de vos collègue est vraiment investi dans la réunion ou s’il dort devant son écran…
  • Les interactions rendues plus difficiles: Contrairement à une réunion classique, à distance, les choses sont plus compliquées. On ne sait pas toujours qui prend la parole, les bugs de connexion peuvent rendre une intervention inaudible, il est beaucoup plus compliqué de s’entendre lorsque plusieurs personnes parlent en même temps…
  • La motivation des participants peut être réduite : Il est beaucoup plus stimulant d’être réunis à plusieurs dans une même pièce que d’être chacun devant son écran. Et cela se ressent au niveau des débats qui sont moins fructueux.

Alors, faut il privilégier les réunions à distance ou bien les réunions en présentiel ?

C’est une question dont la réponse est bien subjective. En fait, tout dépend de vos objectifs, s’ils nécessitent une grande participation de tous vos collaborateurs et que vous pouvez les réunir dans un même lieu, alors il va de soi que les réunions classiques sont plus adaptées. En revanche, si vous ne pouvez pas réunir tout le monde, ou que la réunion peut se passer de l’intervention de chacun, qu’elle n’est qu’une mise au point banale ou des choses comme cela, alors les réunions en ligne sont tout à fait adéquates.

Vos préférences et vos compétences techniques peuvent aussi avoir un fort impact sur le résultat positif ou négatif d’une réunion. Si vous savez animer des réunions à distance de manière fluide, avec des outils pertinents, alors elle pourra se dérouler sans encombre et avoir un effet bénéfique sur toute votre équipe. Par contre, si vous ne savez pas comment vous y prendre et que vous et vos collaborateurs ne maîtrisez pas les outils techniques, il se peut que la réunion se transforme en véritable fiasco !

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